PERIFÉRICOS DE ENTRADA, SALIDA Y ALMACENAMIENTO

Los periféricos son dispositivos de hardware de un ordenador que potencia la capacidad de éste y que permite la entrada, procesamiento y/o salida de información. Además, se suele utilizar este término para los dispositivos que no forman parte indispensable de un ordenador y que pueden ser opcionales, aunque también se aplica el término para definir elementos que se conectan externamente a una computadora. Existen periféricos de entrada, salida y de almacenamiento.

Los periféricos de entrada permiten al usuario, o a otro sistema de cómputo, enviar información desde afuera hacia la computadora. Existe una gran variedad de dispositivos de entrada: teclado, lector de discos, lector óptico, scanner, mouse, micrófono, cámara web, etc.

Los periféricos de salida son aquellos que permiten que la información vaya desde la computadora hacia afuera, muestran el resultado de las operaciones (procesamiento) realizadas al interior de un ordenador. Ejemplos de este tipo de periféricos son el monitor, la impresora, proyector, bocinas, entre otros.

Existen también los periféricos que combinan los dos tipos anteriores, los de entrada y salida. Éstos son los que permiten el ingreso de información a la computadora y su visualización de resultados. Entre estos periféricos se encuentran los multifuncionales,  el micrófono de diadema, las pantallas táctiles o  tabletas gráficas, etc.

Por último encontramos a los dispositivos de almacenamiento que son, como su nombre lo indica, los que permiten almacenar, contener información y que, además, suelen ser también periférico tanto de entrada como de salida de información. Los más conocidos son los discos duros tanto internos, como externos, tarjetas de memoria y USB, entre muchos otros.

Referencias:

Vasconcelos Santillán, Jorge. (2014). Informática 1. México: Larousse-Grupo Editorial Patria.

Chávez Pérez, José V. (2007). Origen y evolución de periféricos de computadora. Hidalgo: Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.

HARDWARE Y SOFTWARE

Después de haber hablado de los Sistemas de Información, qué son y cómo implementarlos, sus tipos y conceptos generales acerca del tema, es necesario tocar ahora puntos centrales de ellos, como lo es la base, lo fundamental para que exista un Sistema de Información: la computadora.

Toda computadora o dispositivo digital, móvil está compuesto por diversas partes que permiten su funcionamiento. Estas partes están divididas en dos grupos y es seguro que sabemos de qué se trata. El hardware y el software.

Hardware es el conjunto de componentes físicos (las máquinas, las redes y sus arquitecturas). El hardware de un sistema de cómputo incluye dispositivos y componentes electrónicos, electromecánicos u ópticos, que se encargan de captar, emitir, almacenar o transformar datos. Esto es, las partes tangibles de una computadora, aquellas que se pueden tocar, lo físico. Algunos ejemplos de hardware son los discos duros, memoria RAM, teclado, ratón, monitor, tarjeta madre, CPU, entre muchos otros componentes físicos.

Diferencias entre Hardware y Software

Software es un concepto abstracto que se refiere a la información manejada por la computadora y a las instrucciones que le indican cómo utilizar el hardware. En general, el software se integra de elementos intangibles como son programas, datos y procedimientos que el sistema de cómputo necesita para poder funcionar. A su vez, el software está dividido en tres tipos: 1) Software de sistema; que es aquel que permite que el hardware funcione y realice operaciones básicas. Ejemplos de él son los sistemas operativos Windows, Linux, Android, Mac Os, entre otros. 2) Software de desarrollo o de programación; son los que permiten en desarrollo de los lenguajes de programación. Como ejemplos están los lenguajes Java, HTML, Visual Basic Net, entre otros. 3) Software de aplicación; son aquellos que se ubican fácilmente y los que más se reconocen, permiten la realización de una o más tareas específicas y que, por ende, hacer el trabajo de una manera simplificada. Algunos ejemplos son los exploradores Mozilla, Explorer, Chrome, programas como Word, Excel, Power Point, aplicaciones de los teléfonos móviles, entre muchos otros.

Por último y no por eso menos importante, es necesario señalar que tanto el hardware como el software son complementarios, es decir, el hardware no puede funcionar sin el software y viceversa.

Referencias:

Vasconcelos Santillán, Jorge. (2014). Informática 1.  México: Larousse-Grupo Editorial Patria

Marco Simó, Josep M. & Marco Galindo, María J. (2013). Sistemas de información (en las organizaciones). España: Editorial UOC.

CUÁNDO IMPLEMENTAR CADA SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los Sistemas de Información son utilizados, todos, para apoyar en las actividades de la empresa, sin embargo cada uno cumple una función diferente y están diseñados para satisfacer variedad de necesidades de cada institución. A continuación se describen brevemente las funciones de cada uno y cuándo implementarlos en las empresas.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA: Satisface las necesidades de información del usuario, además produce informes generados mediante bases de datos. Este SI se recomienda cuando se requiere una mejor comunicación interna en la empresa o institución y existe la necesidad de que cada empleado esté enterado de los avisos, producción y tareas que se le ha asignado y que los demás están haciendo.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES: Orienta en la toma de decisiones e incluso, en ocasiones, ayuda a la resolución de problemas. El apoyo es casi siempre para quien lleva mando, es decir, a la dirección de la empresa. Se utiliza cuando se quiere reforzar una decisión o cuando se quiere cambiar el rumbo de lo habitual. También se necesita para analizar las situaciones de la institución ya que proporciona datos y herramientas que ayudarán a observar lo que está fallando o lo que está sobresaliendo.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVOS: Va dirigido, en su mayoría, a la dirección o gerencia de la empresa. Entre sus utilidades está el proporcionar información de manera accesible, fácil y entendible a través de gráficos. Este SI vinculado con el de apoyo a la toma de decisiones ayuda a establecer un concepto claro de la situación actual de cada institución. Se implementa cuando la empresa tiene necesidad de mejorar su productividad y la intervención de terceras personas al momento de adquirir información. Además frece reportes personalizados para los altos mandos.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE OFICINA: Son un tipo de SI básicos y que por lo general toda empresa posee. Estos sistemas ayudan también a aumentar la productividad, pero a diferencia de SI Ejecutivo que lo hace de manera general, el de oficina aumenta la productividad en datos y trabajos de oficina, como la elaboración de reportes, avisos, actividades, documentación, entre otros. Son ideales para cuando la institución necesita mejor comunicación institucional interna, acerca de las actividades que realiza dentro y para sus empleados, así como para cuando se requiere un apoyo en la coordinación y orden de las oficinas.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN TRANSACCIONALES: Es un sistema computarizado que efectúa y registra transacciones diarias. Por lo general son los primeros en implementarse en las empresas. Se utilizan cuando la necesidad es el apoyo a la recolección, seguridad y control de información y la elaboración de nóminas, facturas, inventarios, etc.

De manera general estas son las utilidades de cada Sistema de Información, la manera en que pueden ser implementados en las instituciones y las necesidades que cubre cada uno.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: ETAPAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Tomando en cuenta que un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan con el fin de generar información y apoyar las actividades de una empresa (Vilet, 1999), es necesario entonces implementar al menos uno en cada institución.

Hemos visto que existen, al menos, 5 diferentes: ejecutivo, administrativo, de apoyo a la toma de decisiones, de oficina y transaccionales, todos con una función diferente  y por lo tanto para necesidades variadas. En este sentido cada institución debe tener en cuenta lo que necesita para saber qué tipo de Sistema de Información implementar para su mejora continua.

Como todo, la llegada de algo nuevo dentro de una empresa conlleva un proceso y la implementación de un SI no es la excepción. Existen una serie de etapas para llegar a implantar el o los sistemas dentro de una institución. Los dividiremos en tres: antes, durante y después; cada uno con sus respectivos pasos.

ANTES:

Siempre antes de innovar, contribuir, mejorar o implementar algo es necesario saber y conocer la situación actual de la empresa. Los pasos para el antes de implementar un Sistema de Información son los siguientes:

1. ANÁLISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO: Analizar el entorno de la empresa, su situación actual. La institución debe de tener claro qué hace, por qué lo hace y cuál es la identidad que posee. Además debe analizar el sector en el que se encuentra y la dimensión/tamaño/poder que posee frente a sus competidores, así como la organización interna que posee.
2. ANÁLISIS DE OPERACIONES: Analizar detalladamente todas las operaciones que realiza o va a realizar la institución. Para ello necesita identificar todas sus operaciones y definirlas, conocer las normas de valoración de cada operación y los departamentos que están a su cargo, así como el proceso administrativo y normatividad.
   
3. ANÁLISIS DE LA INFORMACION QUE SE DESEA OBTENER: Analizar cuál es el producto final a obtener; qué necesidad real y con urgencia debe resolver la institución, ya que en función de ello es el sistema a implementar. Para ello es necesario responder a los siguiente: qué tipo de necesidad tengo, cuál es la urgencia por resolverlo, en qué me beneficia/mejora y por último si se con ello se va a obtener calidad.

Una vez que se han hecho los análisis previos se ha podido detectar la necesidad real de la empresa y el plazo para implementar el sistema de información. Ha llegado, entonces, el momento de pasar a la implementación del SI. Para ello también es requerido seguir un solo paso, sin embargo éste puede dividirse en diversos fragmentos según vaya evolucionando y las circunstancias en las que se dé. Aquí sólo describiremos una de manera general.

DURANTE:

1. ETAPA DE INICIO: Inicia con la adquisición del instrumento a servir para implementar el SI, en la mayoría de los casos una computadora o equipo electrónico que cumpla con la función del sistema. En este primer punto algún empleado es quien lo maneja y el que tiene la completa responsabilidad sobre el nuevo SI, o bien, una persona externa a la institución quien, en algunos casos, es un proveedor del servicio. En esta etapa es normal y común que el personal que labora dentro de la empresa tenga cierto rechazo hacia el sistema y hasta cierto punto una resistencia a su implementación. Una vez que el pánico y descontrol ha pasado y el SI empieza a funcionar, podemos dar por terminada esta etapa y su implementación dentro de la institución.

Una vez que el SI esté dentro de la empresa podríamos decir que se cumplió con la meta, sin embargo el proceso sigue.

DESPUÉS:

1. CONTAGIO/EXPANSIÓN: En esta primera etapa después de haber implementado el sistema en la institución lo que hay que hacer es expandir el uso/beneficio que tiene, para ello siempre el o los responsables son los empleados que hayan utilizado por primera vez el sistema y hayan probado lo eficaz que puede llegar a ser. Esto debido a que son ellos quienes alientan a los demás a utilizarlo, haciéndoles ver las ventajas que trajo consigo. Además es aquí donde se perfecciona el SI, donde se pule: elimina lo que le sobra y empieza a adquirir accesorios que le funcionen y lo hagan crecer. En esta fase ya la empresa ha designado a un encargado fijo del sistema.
   
   
2. CONTROL/FORMALIZACIÓN: Aquí el SI termina de formalizarse y ser parte de la empresa por completo. Ya tiene todo lo necesario para funcionar correctamente y se le ha asignado, además, parte del presupuesto institucional para su mantenimiento. También es en esta etapa donde se comienzan a ver los beneficios reales y materiales de su implementación. Ya no existe solamente un encargado de él, sino que ha sido creado un departamento de SI en el que varios empleado son los que tienen el control. Asimismo este departamento depende directamente de la dirección general de la empresa.
   
   
3. INTEGRACIÓN: En esta fase el SI implementado sigue evolucionando, no sólo ya está completo sino que además empieza a incluir una serie de cambios tecnológicos, software, más información. Ha llegado a más usuarios y su costo ha disminuido gracias a los beneficios que trajo. También es partida para la implementación de nuevos Sistemas de Información a la institución.
   
   
4. ADMINISTRACIÓN DE DATOS: En esta etapa los usuarios del SI han notado que la información es su principal aliado y que deben asegurarla, ordenarla y utilizarla de la mejor manera; para ello la utilización del SI. Almacenan la información en el sistema de manera ordenada y detallada para que puedan tener acceso a ella en cualquier momento y desde cualquier punto. Existe una administración de la información que la institución posee.
   
   
5. MADUREZ: En este último periodo el Sistema de Información es algo común, básico para la empresa. Es posible que ya se hayan implementado todos los tipos de sistemas y que su funcionamiento sea normal y fundamental para la institución. Se ha vuelto parte de la vida laboral de sus usuarios.

Podríamos decir que la implementación de un Sistema de Información ha sido exitoso cuando concluye con la etapa de madurez de una forma satisfactoria. De manera general, estos son los pasos para implementar un Sistema de Información y su seguimiento dentro de las instituciones.

Referencias

Gimenez Barrioncal, F. (s.f.). Pasos a dar en la implantación de un sistema informativo contable en una pyme.

Los sistemas de información. (s.f.).

CONCEPTOS Y GENERALIDADES DE UN SISTEMA DE INFROMACIÓN

En la publicación "Sistemas de información: tipos y usos" dice que un Sistema de Información (SI) es un conjunto de elementos que interactúan con el fin de generar información y apoyar las actividades de una empresa.  Ahora, de manera simplificada y general, se muestra lo que es un sistema de información, cómo está compuesto, lo que realiza y algunas de sus divisiones.

Con base en este mapa conceptual podemos entender, de manera general, que un sistema de información está compuesto por datos, sistemas e información que se relacionan entre sí, además que realiza entradas, almacenamiento, procesamiento y salidas de información. También vemos algunos de los tipos en los que se divide, los cuales están explicados de manera más detallada en la primera entrada: "Sistemas de información: tipos y usos".

Vemos además cuáles son los objetivos principales: lograr ventajas competitivas para las instituciones, dar información y automatizar procesos.  Asimismo nos muestra que un SI es sinónimo de Sistema de Información Computarizado, aunque no siempre es necesario un equipo de cómputo, que a su vez incluye una serie de elementos que le hacen funcionar de manera adecuada.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: TIPOS Y USOS

Una parte fundamental de cada institución y empresa es la comunicación existente entre sus departamentos y para que ésta pueda fluir es necesario un intercambio de información. Para ello existen diferentes sistemas de información que agilizan la creación y transmisión de la misma. Así, un SISTEMA DE INFORMACIÓN es un conjunto de elementos que interactúan con el fin de generar información (Vilet, 1999).

Esto facilita la realización de las actividades de la empresa, su producción y la calidad humana y departamental. De otro modo, podemos decir que un SISTEMA DE INFORMACIÓN es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Para que estos sistemas de información puedan ser eficaces dentro de las empresas se han dividido en, al menos, 5 tipos. Existen Sistemas de Información Administrativos, de Apoyo a la toma de Decisiones, Ejecutivo, Sistemas de Información de Oficina y Sistemas de Información Transaccionales; cada uno para un fin y una utilidad específica.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA es un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar información rutinaria a los administradores (Stair y Reynolds, 2000), es decir que es un sistema de información que está al alcance de los administrativos y personal que forma parte de una institución. Una de sus utilidades es satisfacer las necesidades de información del usuario interno de cada empresa. Otra de sus utilidades es la producción de informes generados mediante bases de datos internas.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A LAS DECISIONES “está orientado a apoyar a directivos en la resolución de problemas de análisis semiestructurados y desestructurados. En vez de en informes o búsquedas parametrizadas, se fundamentan en técnicas orientadas al descubrimiento de pautas y tendencias sobre grandes masas de datos. Y utilizan modelos predictivos para ayudar en la toma de decisiones. Pueden ser muy útiles por ejemplo en situaciones en que se detecta la necesidad de reforzar una campaña de ventas, para analizar qué está fallando y tomar las acciones correctoras oportunas” (Cobarsi, 2011). Una de sus utilidades es que este sistema de información proporciona datos y herramientas de análisis para que los analistas de una empresa puedan apoyar las decisiones de la misma (Vilet, 1999). Además “ofrecen más facilidades de visualización de información, uso de información geográfica y parametrización por parte del usuario final. A menudo incorporan información procedente de otros sistemas” (Cobarsi, 2011).

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVO “proporciona a la gerencia de alto nivel de la posibilidad de acceder a la información en forma simple, utilizando diversos criterios de selección y aprovechando interfaces gráficas que facilitan la comprensión de los resultados. [...] no exigen que el usuario sea un experto en el manejo de modelos de decisión y apoyan, normalmente, la toma de decisiones estratégicas”. (Vilet, 1999). Algunos usos de este sistema de información son que proporcionan un cuadro de mando global a la alta dirección, basado en una selección de indicadores (Cobarsi, 2011), además, como su nombre lo indica, facilita el proceso de toma de decisiones y por ende la productividad de la organización, elimina intermediarios en el proceso de adquisición de información y ofrece reportes personalizados, a la medida del ejecutivo.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN DE OFICINA es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina (Bernal, 2014). Usualmente se trata de software para realizar bases de datos y procesar texto. Los usos que se le dan a este sistema son: apoyar las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica, realizar informes, controlar y crear documentos, programar actividades, entre otros.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN TRANSACCIONAL es un “sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de la organización” (Bernal, 2014). A menudo es el primer tipo de sistemas que se emplea en una institución, además suelen producir ahorros en cuanto a mano de obra ya que automatizan las tareas operativas de la empresa. Este tipo de sistema es utilizado para realizar transacciones como facturaciones, nóminas, inventarios; además mantiene la seguridad y consistencia de los datos involucrados y controla y administra múltiples transacciones (Bernal, 2014).

En conclusión, cada tipo de sistema de información ayuda en una tarea específica de cada empresa y con ello mejora su calidad y productividad.

Referencias:

Bernal J. A. (2004). Los seis sistemas de información y sus programas de aplicación. UFG

Cobarsi, J. (2011). Sistemas de información en la empresa. Barcelona: UOC

Stair, R. y Reynolds, G. (2000). Principios de sistemas de información: enfoque administrativo. México: Thomson.

Vilet Espinosa, Gerardo Javier. (1999). La tecnología y los sistemas de información aplicados en los negocios y la educación. San Luis Potosí: Editorial Universitaria Potosina.