SISTEMAS DE INFORMACIÓN: ETAPAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Tomando en cuenta que un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan con el fin de generar información y apoyar las actividades de una empresa (Vilet, 1999), es necesario entonces implementar al menos uno en cada institución.

Hemos visto que existen, al menos, 5 diferentes: ejecutivo, administrativo, de apoyo a la toma de decisiones, de oficina y transaccionales, todos con una función diferente  y por lo tanto para necesidades variadas. En este sentido cada institución debe tener en cuenta lo que necesita para saber qué tipo de Sistema de Información implementar para su mejora continua.

Como todo, la llegada de algo nuevo dentro de una empresa conlleva un proceso y la implementación de un SI no es la excepción. Existen una serie de etapas para llegar a implantar el o los sistemas dentro de una institución. Los dividiremos en tres: antes, durante y después; cada uno con sus respectivos pasos.

ANTES:

Siempre antes de innovar, contribuir, mejorar o implementar algo es necesario saber y conocer la situación actual de la empresa. Los pasos para el antes de implementar un Sistema de Información son los siguientes:

1. ANÁLISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO: Analizar el entorno de la empresa, su situación actual. La institución debe de tener claro qué hace, por qué lo hace y cuál es la identidad que posee. Además debe analizar el sector en el que se encuentra y la dimensión/tamaño/poder que posee frente a sus competidores, así como la organización interna que posee.
2. ANÁLISIS DE OPERACIONES: Analizar detalladamente todas las operaciones que realiza o va a realizar la institución. Para ello necesita identificar todas sus operaciones y definirlas, conocer las normas de valoración de cada operación y los departamentos que están a su cargo, así como el proceso administrativo y normatividad.
   
3. ANÁLISIS DE LA INFORMACION QUE SE DESEA OBTENER: Analizar cuál es el producto final a obtener; qué necesidad real y con urgencia debe resolver la institución, ya que en función de ello es el sistema a implementar. Para ello es necesario responder a los siguiente: qué tipo de necesidad tengo, cuál es la urgencia por resolverlo, en qué me beneficia/mejora y por último si se con ello se va a obtener calidad.

Una vez que se han hecho los análisis previos se ha podido detectar la necesidad real de la empresa y el plazo para implementar el sistema de información. Ha llegado, entonces, el momento de pasar a la implementación del SI. Para ello también es requerido seguir un solo paso, sin embargo éste puede dividirse en diversos fragmentos según vaya evolucionando y las circunstancias en las que se dé. Aquí sólo describiremos una de manera general.

DURANTE:

1. ETAPA DE INICIO: Inicia con la adquisición del instrumento a servir para implementar el SI, en la mayoría de los casos una computadora o equipo electrónico que cumpla con la función del sistema. En este primer punto algún empleado es quien lo maneja y el que tiene la completa responsabilidad sobre el nuevo SI, o bien, una persona externa a la institución quien, en algunos casos, es un proveedor del servicio. En esta etapa es normal y común que el personal que labora dentro de la empresa tenga cierto rechazo hacia el sistema y hasta cierto punto una resistencia a su implementación. Una vez que el pánico y descontrol ha pasado y el SI empieza a funcionar, podemos dar por terminada esta etapa y su implementación dentro de la institución.

Una vez que el SI esté dentro de la empresa podríamos decir que se cumplió con la meta, sin embargo el proceso sigue.

DESPUÉS:

1. CONTAGIO/EXPANSIÓN: En esta primera etapa después de haber implementado el sistema en la institución lo que hay que hacer es expandir el uso/beneficio que tiene, para ello siempre el o los responsables son los empleados que hayan utilizado por primera vez el sistema y hayan probado lo eficaz que puede llegar a ser. Esto debido a que son ellos quienes alientan a los demás a utilizarlo, haciéndoles ver las ventajas que trajo consigo. Además es aquí donde se perfecciona el SI, donde se pule: elimina lo que le sobra y empieza a adquirir accesorios que le funcionen y lo hagan crecer. En esta fase ya la empresa ha designado a un encargado fijo del sistema.
   
   
2. CONTROL/FORMALIZACIÓN: Aquí el SI termina de formalizarse y ser parte de la empresa por completo. Ya tiene todo lo necesario para funcionar correctamente y se le ha asignado, además, parte del presupuesto institucional para su mantenimiento. También es en esta etapa donde se comienzan a ver los beneficios reales y materiales de su implementación. Ya no existe solamente un encargado de él, sino que ha sido creado un departamento de SI en el que varios empleado son los que tienen el control. Asimismo este departamento depende directamente de la dirección general de la empresa.
   
   
3. INTEGRACIÓN: En esta fase el SI implementado sigue evolucionando, no sólo ya está completo sino que además empieza a incluir una serie de cambios tecnológicos, software, más información. Ha llegado a más usuarios y su costo ha disminuido gracias a los beneficios que trajo. También es partida para la implementación de nuevos Sistemas de Información a la institución.
   
   
4. ADMINISTRACIÓN DE DATOS: En esta etapa los usuarios del SI han notado que la información es su principal aliado y que deben asegurarla, ordenarla y utilizarla de la mejor manera; para ello la utilización del SI. Almacenan la información en el sistema de manera ordenada y detallada para que puedan tener acceso a ella en cualquier momento y desde cualquier punto. Existe una administración de la información que la institución posee.
   
   
5. MADUREZ: En este último periodo el Sistema de Información es algo común, básico para la empresa. Es posible que ya se hayan implementado todos los tipos de sistemas y que su funcionamiento sea normal y fundamental para la institución. Se ha vuelto parte de la vida laboral de sus usuarios.

Podríamos decir que la implementación de un Sistema de Información ha sido exitoso cuando concluye con la etapa de madurez de una forma satisfactoria. De manera general, estos son los pasos para implementar un Sistema de Información y su seguimiento dentro de las instituciones.

Referencias

Gimenez Barrioncal, F. (s.f.). Pasos a dar en la implantación de un sistema informativo contable en una pyme.

Los sistemas de información. (s.f.).