SISTEMAS DE INFORMACIÓN: TIPOS Y USOS

Una parte fundamental de cada institución y empresa es la comunicación existente entre sus departamentos y para que ésta pueda fluir es necesario un intercambio de información. Para ello existen diferentes sistemas de información que agilizan la creación y transmisión de la misma. Así, un SISTEMA DE INFORMACIÓN es un conjunto de elementos que interactúan con el fin de generar información (Vilet, 1999).

Esto facilita la realización de las actividades de la empresa, su producción y la calidad humana y departamental. De otro modo, podemos decir que un SISTEMA DE INFORMACIÓN es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Para que estos sistemas de información puedan ser eficaces dentro de las empresas se han dividido en, al menos, 5 tipos. Existen Sistemas de Información Administrativos, de Apoyo a la toma de Decisiones, Ejecutivo, Sistemas de Información de Oficina y Sistemas de Información Transaccionales; cada uno para un fin y una utilidad específica.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA es un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar información rutinaria a los administradores (Stair y Reynolds, 2000), es decir que es un sistema de información que está al alcance de los administrativos y personal que forma parte de una institución. Una de sus utilidades es satisfacer las necesidades de información del usuario interno de cada empresa. Otra de sus utilidades es la producción de informes generados mediante bases de datos internas.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A LAS DECISIONES “está orientado a apoyar a directivos en la resolución de problemas de análisis semiestructurados y desestructurados. En vez de en informes o búsquedas parametrizadas, se fundamentan en técnicas orientadas al descubrimiento de pautas y tendencias sobre grandes masas de datos. Y utilizan modelos predictivos para ayudar en la toma de decisiones. Pueden ser muy útiles por ejemplo en situaciones en que se detecta la necesidad de reforzar una campaña de ventas, para analizar qué está fallando y tomar las acciones correctoras oportunas” (Cobarsi, 2011). Una de sus utilidades es que este sistema de información proporciona datos y herramientas de análisis para que los analistas de una empresa puedan apoyar las decisiones de la misma (Vilet, 1999). Además “ofrecen más facilidades de visualización de información, uso de información geográfica y parametrización por parte del usuario final. A menudo incorporan información procedente de otros sistemas” (Cobarsi, 2011).

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVO “proporciona a la gerencia de alto nivel de la posibilidad de acceder a la información en forma simple, utilizando diversos criterios de selección y aprovechando interfaces gráficas que facilitan la comprensión de los resultados. [...] no exigen que el usuario sea un experto en el manejo de modelos de decisión y apoyan, normalmente, la toma de decisiones estratégicas”. (Vilet, 1999). Algunos usos de este sistema de información son que proporcionan un cuadro de mando global a la alta dirección, basado en una selección de indicadores (Cobarsi, 2011), además, como su nombre lo indica, facilita el proceso de toma de decisiones y por ende la productividad de la organización, elimina intermediarios en el proceso de adquisición de información y ofrece reportes personalizados, a la medida del ejecutivo.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN DE OFICINA es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina (Bernal, 2014). Usualmente se trata de software para realizar bases de datos y procesar texto. Los usos que se le dan a este sistema son: apoyar las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica, realizar informes, controlar y crear documentos, programar actividades, entre otros.

• El SISTEMA DE INFORMACIÓN TRANSACCIONAL es un “sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de la organización” (Bernal, 2014). A menudo es el primer tipo de sistemas que se emplea en una institución, además suelen producir ahorros en cuanto a mano de obra ya que automatizan las tareas operativas de la empresa. Este tipo de sistema es utilizado para realizar transacciones como facturaciones, nóminas, inventarios; además mantiene la seguridad y consistencia de los datos involucrados y controla y administra múltiples transacciones (Bernal, 2014).

En conclusión, cada tipo de sistema de información ayuda en una tarea específica de cada empresa y con ello mejora su calidad y productividad.

Referencias:

Bernal J. A. (2004). Los seis sistemas de información y sus programas de aplicación. UFG

Cobarsi, J. (2011). Sistemas de información en la empresa. Barcelona: UOC

Stair, R. y Reynolds, G. (2000). Principios de sistemas de información: enfoque administrativo. México: Thomson.

Vilet Espinosa, Gerardo Javier. (1999). La tecnología y los sistemas de información aplicados en los negocios y la educación. San Luis Potosí: Editorial Universitaria Potosina.